СЕТЬ МЕДИЦИНСКИХ КЛИНИК (50+ ЦЕНТРОВ)
Заказчик
В больших компаниях часто есть множество маленьких ежедневных рутинных процедур. Запросы сотрудников на отпуска, оформление командировок, заказ канцелярии, выпуск гостевых пропусков, бронирование конференц-комнат и многое другое — все эти одно-двух шаговые действия не требуют много усилий, но сильно отвлекают от более важных задач и могут становиться причиной неприятных ситуаций, таких как ошибки в бронированиях или клиенты, ожидающие разрешения на вход в последний момент.
Чтобы оптимизировать рутинные процессы, многие компании, в том числе и наш клиент, решают автоматизировать процедуры, используя среду Office 365 и мессенджер Teams. Первым пилотным автоматизируемым процессом может быть выпуск пропусков для гостей.
Автоматизация была сделана на основе Microsoft Flow, чатбота Teams и SharePoint Online в качестве хранилища. Ранее процесс выглядел следующим образом: сотруднику необходимо было позвонить или отправить письмо секретарю, предоставив все детали для пропуска. Поскольку в день поступало очень много запросов, это занимало существенную часть времени секретаря. Помимо этого, иногда сотрудник получал ответ только к концу дня. Теперь сотрудник отправляет короткое сообщение чатботу и через некоторое время получает выполненный запрос.
Весь процесс выглядит следующим образом:
- Сотрудники, которым необходимо получить пропуск, пишут чатботу. В ходе короткого диалога они предоставляют все необходимые данные.
- Шаг процесса “В ожидании подтверждения”. Секретарь, ответственный за выпуск пропусков, получает уведомление от бота и по email. Сотрудник видит всю информацию и может подтвердить или отклонить создание пропуска.
- Если менеджер подтверждает выпуск пропуска, процесс переходит на следующий этап. Данные попадают в заранее созданный шаблон в Word в соответствующие поля. Документ Word создан и сохранен.
- Как только документ готов, сотрудник, запросивший его, получает уведомление в чате, информирующее его о готовности документа, и ссылку на него.
- Время на обработку запроса на создание пропуска и его выпуск сократилось с 4-5 часов в среднем до 20-30 минут.
- Благодаря автоматизации процесса, у секретаря высвободились 2-3 часа ежедневно.