Автоматизация была сделана на основе Microsoft Flow, чатбота Teams и SharePoint Online в качестве хранилища. Ранее процесс выглядел следующим образом: сотруднику необходимо было позвонить или отправить письмо секретарю, предоставив все детали для пропуска. Поскольку в день поступало очень много запросов, это занимало существенную часть времени секретаря. Помимо этого, иногда сотрудник получал ответ только к концу дня. Теперь сотрудник отправляет короткое сообщение чатботу и через некоторое время получает выполненный запрос.

Весь процесс выглядит следующим образом:

1. Сотрудники, которым необходимо получить пропуск, пишут чатботу. В ходе короткого диалога они предоставляют все необходимые данные.
2. Шаг процесса “В ожидании подтверждения”. Секретарь, ответственный за выпуск пропусков, получает уведомление от бота и по email. Сотрудник видит всю информацию и может подтвердить или отклонить создание пропуска.
3. Если менеджер подтверждает выпуск пропуска, процесс переходит на следующий этап. Данные попадают в заранее созданный шаблон в Word в соответствующие поля. Документ Word создан и сохранен.
4. Как только документ готов, сотрудник, запросивший его, получает уведомление в чате, информирующее его о готовности документа, и ссылку на него.

• Время на обработку запроса на создание пропуска и его выпуск сократилось с 4-5 часов в среднем до 20-30 минут.
• Благодаря автоматизации процесса, у секретаря высвободились 2-3 часа ежедневно.