Было решено построить корпоративный портал на платформе SharePoint 2019, который бы использовался как архив и система управления документами. Портал должен использоваться как сотрудниками организации и её филиалов, так и сторонними подрядчиками (при предоставлении соответствующего доступа).

Архив документов на платформе структурирован в форме проектов. Все документы, хранимые на портале, сгруппированы по проектам, типу документа или подрядчику, к которому они относятся.

Портал SharePoint имеет единую точку входа, из которой пользователь затем может перейти на другие под-сайты и директории. В то же время каждый под-сайт может быть доступен напрямую, минуя главный сайт, при введении его адреса. Эти под-сайты хранят всю документацию, относящуюся к определенному проекту.

Чтобы организовать хранение документов на каждом сайте, были созданы библиотеки документов. Каждая библиотека соответствует:

• Направлению работы отдела (для технического отдела сайта проекта)
• Подрядчику (для финансового и юридического отделов сайта проекта)
• Типу документа или подрядчика (для под-сайтов сайта внутреннего документооборота)

Адресная книга сотрудников использует информацию из стандартных профилей пользователей в домене компании. Обновление данных в профилях и организация доступа к порталу происходит путем синхронизации с доменом компании.

Чтобы систематизировать хранение документов и упростить работу с ними, на портале были выделены несколько типов документов. Тип документа — требуемое поле метаданных при загрузке материалов на портал. Чтобы детализировать классификацию документов, улучшить поиск и отслеживание статуса документов, были предоставлены дополнительные метаданные. При загрузке документов пользователь может уточнить значения этих полей — атрибуты. При необходимости эти атрибуты могут легко редактироваться пользователями. Используя атрибуты, пользователи могут быстро находить документы.

Была предоставлена возможность отслеживать связанные документы в системе. Для удобства работы с документами связанные документы показываются пользователям как результат поискового запроса.

Был реализован совместный доступ к документам и уведомления: пользователи могут предоставлять совместный доступ как к отдельным документам, так и к целым папкам. Доступ может быть дан как отдельным пользователям, так и целым группам. Доступ может давать только право чтения, либо чтения и редактирования. Доступ к сайтам и библиотекам есть только у администраторов портала.

Поиск был организован в двух вариантах: стандартный и расширенный. Используя стандартную форму, можно находить документы по названию документа и по тексту в документе. Расширенная форма поиска использует следующие критерии поиска (если указано): название подрядчика, реквизиты договора, тип документа, год создания документа.

Для хранения множества больших документов и ускорения их индексации и поиска, было создано Blob-хранилище.

Поскольку система состоит из множества компонентов и интенсивно используется, было решено построить серверную ферму. В настоящий момент она состоит из 3 серверов: один используется для базы данных, 2 других для SharePoint. Ферма построена таким образом, чтобы её можно было масштабировать в дальнейшем. Как только компания решит перенести все документы в новую систему, её можно будет расширить до 5-6 серверов, где один из серверов будет отвечать за индексацию документов и таким образом ускорять поиск.

Данные о портале SharePoint:

• В настоящее время есть 60-80 главных пользователей системы. Однако потенциально к ней могут иметь доступ порядка 300 человек. Портал был спроектирован таким образом, чтобы его можно было масштабировать в будущем.
• Несколько десятков подрядчиков имеют доступ к определенным библиотекам на портале.
• Общее число документов порядка 500 000, большая часть из них — это детальные договоры размером 30-50Мб.
• Объем данных в новой системе 1.5Тб, однако в будущем оставшиеся 3.5 Тб также будут перенесены туда.